Das Register listet die in der Datenbank erfassten Exemplar­nachweise auf. Strukturiert und geordnet ist das Register wie das Sigel-Register. Jedoch sind Körper­schaften, von denen kein Exemplar erfasst ist, nicht aufgenommen.

Die Exemplare sind hier durch ihre GW-Nummern repräsentiert. Wie in den Beschreibungen sind Exemplare, die einem Mitarbeiter der Redaktion vorgelegen haben, mit einem vorangestellten Stern ✽ markiert. Exemplarnachweise, die nach der Literatur oder aus anderen Quellen bekannt, zur Zeit der Drucklegung jedoch nicht mehr zutreffend sind, haben einen kenn­zeichnenden Zusatz: Exemplare, die unstreitig vernichtet sind, haben ein nachgestelltes Kreuz †. Der Vermerk „ehem.“ bezeichnet Exemplare, deren Aufenthaltsort gegenwärtig unbekannt ist. Auf Exemplare, deren Existenz von der betreffenden Sammlung verneint wird, folgt ein Fragezeichen. In eckige Klammern wird ein Exemplar­nachweis dann eingeschlossen, wenn die Angabe bisher unbestätigt ist.

Die Datenbank enthält zur Zeit etwa 170 000 Exemplare. Die Angaben sind nicht in jedem Fall verifiziert. Die Datenbank mit dem Anspruch, alle erhaltenen Exemplare verifiziert nachzuweisen, ist der ISTC (The Incunabula Short-Title Catalogue) der British Library. Auf der Homepage des GW finden Sie unter „Adressen/​Kontakt“ einen Hyperlink auf den ISTC.

Komplett nachgewiesen werden:

• alle in den Bänden VIII–XI enthaltenen Exemplare. Enthalten sind auch alle Exemplare derjenigen GW-Nummern, die in Bd X und XI nur in Auswahl mit dem Hinweis „Nach ISTC und GW-Inventaren ca. … weitere Exemplare“ aufgeführt sind. Ab Bd XII enthält auch die Druckfassung des GW wieder sämtliche der Redaktion bekannt gewordenen Exemplarnachweise
• alle der GW-Redaktion bekannten Exemplare für die in Arbeit befindlichen Lieferungen
• die Bestände einzelner Bibliotheken, die im Beständeregister mit dem Hinweis „Der Bestand von … Ausgaben ist vollständig erfasst“ gekennzeichnet sind.

Das Register ist alphabetisch sortiert; für die Sortierung sind die Texte nach den Preußischen Instruktionen transliteriert.

Die Information ist nach Ortsnamen gruppiert, denen die GW-Sigel untergeordnet sind.

Sortierung der Ortsnamen:

• Sortiermerkmal: Wortlaut des Namens

Sortierung der GW-Sigel:

• Sortiermerkmal: Wortlaut des Sigels

Sortierung der Hyperlinks:

• Sortiermerkmal: Stellung der Beschreibung im GW

Einige Links zeigen in das Bestands-Register selbst: